A munkaerő-tervezés modern kihívásai minden vállalkozás számára kulcsfontosságúak. A dinamikusan változó gazdasági környezetben a szervezeteknek nemcsak a jelenlegi munkavállalói állományukra kell figyelmet fordítaniuk, hanem előre kell gondolkodniuk arról is, milyen munkaerőre lesz szükségük a jövőben. Míg sok cég rendelkezik általános személyzeti tervvel, kevesen fektetnek valódi energiát a hosszú távú, átfogó megközelítésbe. A különbség jelentős: míg a személyzeti terv jellemzően egyéves időtávban gondolkodik, a stratégiai munkaerő-tervezés három-öt évre tekint előre, és számos lehetséges forgatókönyvet vesz figyelembe.
A hosszú távú munkaerő-stratégia kialakításának első lépése mindig a vállalati célok meghatározása. A vezetőségnek tisztában kell lennie azzal, hová szeretne eljutni a cég a következő években, milyen piaci pozíciót kíván elérni, és milyen növekedési ütemet céloz meg. Ezeket a célokat nem lehet a HR-részleg bevonása nélkül meghatározni, hiszen végső soron a munkavállalók lesznek azok, akik megvalósítják a kitűzött célokat. A stratégiai megbeszélésekre érdemes az irodán kívül sort keríteni, hogy a résztvevőket ne zavarják meg a napi operatív feladatok.
A következő lépés a helyzetelemzés, amelyben a cégnek fel kell mérnie jelenlegi emberi erőforrás-kapacitását. Fontos, hogy ez az értékelés munkakörökre, ne pedig személyekre összpontosítson, így biztosítva az objektivitást. A vállalatnak értékelnie kell, hogy az adott pozícióban dolgozók milyen készségekkel rendelkeznek jelenleg, és ezek mennyire felelnek meg a jövőbeni stratégiai céloknak. Egyes szervezetek múltbeli adatokat vagy iparági benchmarkokat használnak a jövőbeli munkaerőigény előrejelzéséhez, míg a nagyobb vállalatok fejlett elemzésekkel vizsgálják a kockázatokat, például a nyugdíjazások vagy a munkaerő-fluktuáció várható hatását.
A stratégiai munkaerő-tervezés egyik legnagyobb kihívása annak meghatározása, mely szerepkörök kritikusak a jelenlegi és jövőbeli siker szempontjából. Nem minden munkakör egyformán fontos a stratégiai célok elérésében. A vállalatnak azonosítania kell azokat a pozíciókat, amelyek aránytalanul nagy mértékben járulnak hozzá a sikerhez, illetve azokat a készségeket, amelyek nélkülözhetetlenek lesznek a jövőben. Hasznos lehet olyan kérdéseket feltenni, mint például: mely szerepkörökben okozná a legkisebb kockázatot az alacsonyabb létszám, vagy mely képességek teszik lehetővé a vállalati ígéretek gyorsabb teljesítését?
Az elemzések során gyakran kiderül, hogy hiányosságok vannak a jelenlegi és a kívánt állapot között. Ilyenkor alaposan meg kell fontolni, mi a leghatékonyabb módja ezek kezelésének. Például érdemes-e a meglévő munkaerő képzésébe fektetni, vagy célszerűbb új munkavállalókat felvenni a hiányzó készségek pótlására? Ha bizonyos kulcsfontosságú alkalmazottak nyugdíjazása közeleg, szükség lehet-e speciális ösztönzőkre, hogy tovább maradjanak és átadhassák tudásukat?
A külső kockázati tényezők vizsgálata szintén elengedhetetlen. A gazdasági és politikai körülmények, a munkaerőpiaci változások, az iparági trendek és a jogszabályi módosítások mind hatással lehetnek a vállalat munkaerő-stratégiájára. A vezetői csapatnak közösen kell értékelnie ezeket a kockázatokat, rangsorolnia a legfontosabbakat, és forgatókönyveket kidolgoznia a kezelésükre.
Az elemzések alapján kidolgozott cselekvési tervnek konkrétnak és mérhetőnek kell lennie. A SMART célok (specifikus, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött) segítenek az erőfeszítések fókuszálásában. A folyamatos nyomon követés és mérés pedig lehetővé teszi a célok teljesülésének ellenőrzését és szükség esetén a terv módosítását.
Fontos megjegyezni, hogy a stratégiai munkaerő-tervezés nem egyszeri feladat, hanem folyamatos tevékenység. A terv ritkán valósul meg pontosan úgy, ahogyan azt eredetileg elképzelték, hiszen a jövő mindig tartogat váratlan fordulatokat. Éppen ezért maga a tervezési folyamat gyakran értékesebb, mint a létrejött terv, mivel felkészíti a szervezetet a változásokra, és lehetővé teszi a rugalmas alkalmazkodást. A vállalatok számára előnyös lehet, ha először csak egy részlegre vonatkozó terv kidolgozásával kezdenek, hogy jobban megismerjék a folyamatot, mielőtt az egész szervezetre kiterjesztenék azt.
A jól megtervezett munkaerő-stratégia biztosítja, hogy a megfelelő emberek, a megfelelő képességekkel, a megfelelő helyen, a megfelelő időben és a megfelelő költségszinten álljanak rendelkezésre a vállalati célok eléréséhez. Ha ezek a feltételek teljesülnek, a szervezet emberi erőforrásai készen állnak a hosszú távú és hatékony teljesítmény biztosítására, ami végső soron a vállalat sikerének záloga a mai, gyorsan változó gazdasági környezetben.
